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Die Versicherungsgruppe Martens & Prahl setzt auf eine besondere Organisationsstruktur: Unabhängige Versicherungsmakler agieren frei unter dem Dach einer Holding, die alle fachfremden, administrativen Aufgaben übernimmt. So kann sich jedes Maklerbüro voll und ganz auf die Kundenberatung konzentrieren. Was fachlich Sinn ergibt, ist technologisch herausfordernd, denn die unternehmerische Freiheit hat langfristig heterogene IT-Infrastrukturen wachsen lassen. Das erschwert der Holding den IT-Service für die Maklerbüros enorm. Mit Azure Virtual Desktop haben Microsoft und der Gold Partner IT sure eine einheitliche technologische Basis für die Versicherungsgruppe geschaffen.

Die Herausforderung: Die IT vereinheitlichen, ohne die Eigenständigkeit einzuschränken

Über 90 mittelständische Versicherungsmakler unter dem Dach einer gemeinsamen Holding – das ist Martens & Prahl. „Wir leben die unternehmerische Freiheit“, sagt Ralph Sanders, verantwortlich für IT und Digitalisierung. Pro Partnerunternehmen gibt es einen bis drei Geschäftsführende, die zwischen fünf und 60 Mitarbeiter*innen beschäftigen und völlig frei in ihren unternehmerischen Entscheidungen vor Ort sind. Die Holding kümmert sich um alles, was administrativ und fernab des üblichen Versicherungs- und Maklergeschäfts ist – wenn es denn die lokalen Maklerbüros wünschen. Buchhaltung, Controlling und viele andere Dienstleistungen lassen sich nach Bedarf und Präferenz buchen. „Wir sind eine Dienstleistungsholding und bieten den Rahmen dafür, dass unsere Partner sich voll und ganz auf die Beratung der Kundinnen und Kunden konzentrieren können“, erklärt Sanders. „Und wir geben die Unternehmensphilosophie vor, auf die wir uns gemeinsam verständigen: offene und ehrliche Kommunikation, gute Kaufmannschaft und keine Konkurrenz zwischen den Maklerbüros.“
Wenn jeder Versicherungsmakler für sich selbst entscheidet, dann hört das auch bei der IT nicht auf. Sanders ist von der Organisationsstruktur und Philosophie fest überzeugt. „Dass wir damit grundsätzlich richtig liegen, hat sich in der Vergangenheit bereits bewiesen. Gleichzeitig bringt das aber auch große Herausforderungen für die IT-Infrastruktur mit sich.“ In den stark heterogenen technologischen Strukturen war unterschiedliche Hard- und Software im Einsatz – die Folge: Bei Problemen dauerte es lange, um die Ursache zu finden. „Diese Analysezeit führte zu hohen Reibungsverlusten“, so Sanders. „Wir mussten schneller werden. Und damit besser.“

Die Lösung: Der virtuelle Arbeitsplatz in der Cloud zum Festpreis

Anders als in einem Konzern, konnte eine neue IT-Lösung nicht einfach beschlossen werden. „Wir sind ins Gespräch mit den Geschäftsführenden gegangen. Das ist die Vorgehensweise von Martens & Prahl“, sagt Ralph Sanders. „Wir wollen die Maklerbüros mit unseren Dienstleistungen wirklich weiterbringen und wir wissen: Nur überzeugende Leistungen werden dann auch tatsächlich gebucht und implementiert.“ Ein Angebot, das schnell auf Zustimmung stieß, war der Azure Virtual Desktop (AVD ) – eine flexible und umfassende Lösung, die die Freiheiten der unabhängigen Makler nicht einschränkt. AVD ermöglicht die sichere ortsunabhängige Remotedesktopnutzung , das heißt das Arbeiten von verschiedenen Standorten bzw. Arbeitsplätzen ist fortan nahtlos möglich, während eine einheitliche technologische Basis geschaffen wurde. Mit den entsprechenden Microsoft 365 Lizenzen konnte AVD direkt genutzt werden. Somit kann die Holding heute IT-Probleme schnell identifizieren und lösen. Das spart Kosten und Zeit während das Business uneingeschränkt weitergeführt werden kann.

Eine wichtige Unterstützung im Projekt: der Microsoft Advanced Support Partner IT sure mit Sitz in Neu-Ulm (Bayern). Die Mission der IT sure ist es Cloud Strategien für mittelständische Unternehmen zu entwickeln. Dabei werden das Geschäftsmodell und die bestehenden Infrastrukturkomponenten berücksichtigt. „Unsere Makler erwarten eine gewisse Verbindlichkeit, auch in Bezug auf Kosten. Da hilft uns IT sure sehr“, so Sanders. „Für viele Mittelständler ist das Thema Cloud komplex und facettenreich. Aufgrund von begrenzten Ressourcen oder fehlendem Know-How entsteht oftmals eine abwartende Haltung“, erklärt Bruno Wolf, Senior Account Manager bei IT sure.
Hier setzt IT sure mit Cloud zum Festpreis an. Die unabhängigen Maklerbüros von Martens & Prahl werden entsprechend ihrer Größe in die Kategorien XS, S, M und L eingeteilt. IT sure bietet dann entsprechende Cloud-Pakete zum monatlichen Festpreis an. Bei den Modulen handelt es sich um ein Zusammenspiel aus Ressourcen der Microsoft Azure Cloud und Managed Services der IT sure. Das reduziert die Komplexität, senkt erfahrungsgemäß die Kosten im Vergleich zu lokal vorhandener Infrastruktur, bietet volle Kontrolle über laufende Kosten und sorgt für Planbarkeit sowie Skalierbarkeit. „So können die Maklerbüros den Großteil ihrer IT-Infrastruktur auf Basis mit Azure Virtual Desktop in der Cloud abbilden“, erklärt Wolf.

„Dieses maßgeschneiderte Angebot ging bei unseren Partnern durch die Decke“, sagt Sanders. Martens & Prahl befindet sich noch inmitten des Implementierungsprozesses. „Aber schon jetzt ist die Einführung von AVD für uns eine Erfolgsstory.“ Die bereits umgestiegenen Partnerunternehmen geben sehr positives Feedback und sehen schon jetzt eine erhöhte Geschwindigkeit ihrer Prozesse. Die Programme von Microsoft 365 sind bei den Maklern längst Standard, für die interne Kommunikation ist Teams im Einsatz. Die Mitarbeiter*innen sind also mit der Microsoft-Umgebung vertraut – und dementsprechend leicht fiel der Wechsel auf AVD .
„Digitalisierung wird immer mehr zum Hygienefaktor“, sagt Sanders. „Auch wenn wir eher ein traditionelles Unternehmen mit eher traditionellen Kunden sind, ist gleichzeitig ein zeitgemäßer Digitalisierungsgrad unser Anspruch.“ Die Corona-Pandemie zeigte den Bedarf mehr als deutlich auf. Hätte Martens & Prahl AVD früher eingeführt, wäre wohl eine ganze Reihe von Hürden leichter zu nehmen gewesen. Die Holding und die lokalen Maklerbüros erkannten, dass sie nur mit der richtigen IT-Infrastruktur gut für die Zukunft aufgestellt sind. „Wir sind sehr zufrieden mit AVD , aber betrachten es als ein Projekt auf dem Weg zur Homogenität, dem weitere folgen müssen“, so Sanders.

Im nächsten Schritt wird auch die Holding selbst Azure Virtual Desktop einführen. Ganz im Dienstleistersinne hatte sie den Maklerbüros den Vortritt gelassen.